Zollinhaltserklärung CN22/CN23 richtig ausfüllen

Wer ein Paket aus der EU in ein Drittland verschickt – etwa in die USA, die Schweiz oder nach Großbritannien –, muss dem Zoll mitteilen, was in der Sendung steckt. Dafür dient die Zollinhaltserklärung in Form der Formulare CN22 und CN23. Sie sind Teil des Weltpostvertrags und werden vom Zoll des Bestimmungslandes ausgewertet. Werden sie falsch oder unvollständig ausgefüllt, drohen Verzögerungen, Rücksendungen oder Bußgelder. Dieser Ratgeber zeigt, welches Formular wann nötig ist und wie Sie es korrekt ausfüllen.

Was ist eine Zollinhaltserklärung?

Die Zollinhaltserklärung ist ein standardisiertes Formular, das außen am Paket angebracht wird. Es informiert die Zollbehörde im Empfangsland über Inhalt, Wert, Gewicht und Ursprung der Waren. Auf dieser Grundlage entscheidet der Zoll, ob und in welcher Höhe Einfuhrabgaben anfallen. Für Sendungen ins EU-Ausland (Drittland) ist die Erklärung Pflicht – egal ob Privatperson oder Unternehmen.

Die Formulare CN22 und CN23 gehen auf den Weltpostvertrag zurück und sind international einheitlich. In Deutschland erhalten Sie sie kostenlos in jeder Postfiliale; beim Versand über die Onlinefrankierung eines Dienstleisters werden sie automatisch erzeugt und ausgefüllt. Die Angaben werden üblicherweise auf Deutsch, Englisch oder Französisch gemacht, damit der Zoll im Zielland sie lesen kann. Anzubringen ist das Formular gut sichtbar außen am Paket – bei der CN23 steckt es meist in einer durchsichtigen Klebetasche zusammen mit dem Versandschein. Fehlt die Erklärung oder ist sie unvollständig, kann die Sendung im Zielland aufgehalten, zurückgeschickt oder im Extremfall eingezogen werden. Eine sorgfältige Erklärung ist also nicht nur Pflicht, sondern liegt im eigenen Interesse des Absenders.

CN22 oder CN23 – welches Formular?

Welches Formular Sie benötigen, hängt von Wert und Gewicht der Sendung ab. Die Wertgrenze leitet sich aus 300 Sonderziehungsrechten (SZR) ab und entspricht derzeit rund 425 Euro.

Im Zweifel gilt: Bei höherem Wert oder schwereren Sendungen verwenden Sie die ausführlichere CN23. Viele Versanddienstleister erstellen das passende Formular automatisch, wenn Sie das Paket online frankieren. Beachten Sie zudem, dass einige Zielländer unabhängig vom Wert grundsätzlich eine CN23 verlangen – die Vorgaben des Empfangslandes haben Vorrang. Reine Dokumentensendungen ohne Warenwert (etwa Verträge oder Briefe) benötigen in der Regel keine Zollinhaltserklärung.

Die wichtigsten Felder richtig ausfüllen

Entscheidend ist eine konkrete, wahrheitsgemäße Inhaltsbeschreibung. Allgemeine Angaben wie „Geschenk“ oder „Gift“ reichen nicht – der Zoll muss die Ware einordnen können.

Den passenden HS-Code finden Sie über den Elektronischen Zolltarif. Er beschleunigt die Abfertigung erheblich.

Privatperson oder Gewerbe?

Privatpersonen, die ein Geschenk oder gebrauchte Gegenstände verschicken, kreuzen die entsprechende Kategorie an und geben einen realistischen Wert an. Bei echten Geschenken zwischen Privatpersonen gibt es in vielen Zielländern eine niedrige Wertgrenze, bis zu der keine Einfuhrabgaben anfallen – in der EU liegt sie beim Empfang etwa bei 45 Euro. Maßgeblich ist aber stets das Recht des Empfangslandes, nicht das deutsche. Unternehmen, die Handelsware versenden, benötigen zusätzlich eine EORI-Nummer und in vielen Fällen eine Handelsrechnung (Pro-forma- oder Handelsrechnung), die der Sendung in mehrfacher Ausfertigung beiliegt. Auch bei gewerblichem Versand muss der Wert dem tatsächlichen Verkaufspreis entsprechen. Zu beachten ist außerdem, dass manche Waren – etwa Lebensmittel, Akkus, Kosmetik oder Flüssigkeiten – Versandbeschränkungen unterliegen oder im Zielland verboten sein können.

Sonderfälle: Rücksendungen und Reparaturen

Nicht jede Sendung ist ein Verkauf. Schicken Sie eine Ware zur Reparatur ins Ausland oder senden Sie ein im Ausland gekauftes Produkt zurück, kreuzen Sie die Kategorie „Rücksendung“ an und vermerken den Zweck (etwa „Reparatur, kein Verkauf“). Das ist wichtig, damit bei der späteren Rückkehr der reparierten Ware nicht erneut der volle Wert verzollt wird. Bewahren Sie in solchen Fällen die Originalbelege auf – sie dienen als Nachweis gegenüber dem Zoll. Auch für Warenmuster ohne Handelswert gibt es eine eigene Kategorie; ein symbolischer Wert sollte dennoch eingetragen werden, weil ein leeres Wertfeld regelmäßig zu Rückfragen führt.

Häufige Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Die meisten Probleme entstehen durch unvollständige Angaben:

• Zu vage Beschreibung: „Geschenk“ oder „Sample“ statt konkreter Artikelbezeichnung.
• Falscher Wert: Ein zu niedrig angegebener Wert gilt als Falschdeklaration und kann zu Bußgeldern führen.
• Fehlender HS-Code: Ohne Zolltarifnummer muss der Zoll die Ware selbst einreihen – das kostet Zeit.
• Fehlende Unterschrift: Ohne Unterschrift und Datum ist das Formular ungültig.
• Handschrift unleserlich: Besser online ausfüllen, etwa über die Onlinefrankierung des Versanddienstleisters.
• Falsche Sendungskategorie: Eine Handelsware als „Geschenk“ zu deklarieren, um Abgaben zu sparen, ist nicht zulässig und kann teuer werden.
• Währung vergessen: Den Wert immer mit Währungsangabe eintragen, damit der Zoll ihn korrekt umrechnen kann.

Die gute Nachricht: Fast alle dieser Fehler lassen sich vermeiden, wenn Sie sich vor dem Versand kurz Zeit nehmen und jede Position einzeln und ehrlich erfassen. Der Aufwand von wenigen Minuten beim Ausfüllen spart im Zweifel Tage an Verzögerung im Zielland.

Praxisbeispiel: Paket in die USA

Herr B. möchte seinem Cousin in Texas ein gebrauchtes Fachbuch und ein neues T-Shirt schicken – Gesamtwert 60 Euro, Gewicht 1,2 kg. Da Wert und Gewicht unter den Grenzwerten liegen, genügt eine CN22. Er trägt jede Position einzeln ein: „1 gebrauchtes Buch, 25 Euro“ und „1 Herren-Baumwoll-T-Shirt, 35 Euro“, ergänzt die HS-Codes, das Ursprungsland und kreuzt „Geschenk“ an. Wichtig: Auch bei einem Geschenk muss der reale Wert stehen – in den USA gilt seit 2025 keine generelle Bagatellgrenze mehr, sodass dort Einfuhrabgaben anfallen können. Hätte das Paket einen Wert über 425 Euro oder mehr als 2 kg, müsste Herr B. stattdessen eine CN23 samt Versandschein CP71 verwenden. Mit vollständiger, leserlicher Erklärung passiert das Paket den Zoll dagegen ohne Rückfragen.

Fazit: Sorgfalt spart Zeit und Aerger

Die Zollinhaltserklärung ist kein lästiger Formalismus, sondern die Grundlage für eine reibungslose Abfertigung. Wer das richtige Formular wählt, jeden Artikel konkret beschreibt, den realen Wert angibt und HS-Code sowie Ursprungsland ergänzt, vermeidet die häufigsten Stolperfallen. Am sichersten fahren Sie, wenn Sie die Erklärung digital über die Onlinefrankierung erstellen – das verhindert Lesefehler und sorgt dafür, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Häufige Fragen

Wann brauche ich CN22, wann CN23?

Die CN22 genügt für kleine Sendungen bis etwa 425 Euro Warenwert und in der Regel bis 2 kg. Die ausführlichere CN23 (oft mit Versandschein CP71) ist für höhere Werte und schwerere Pakete vorgesehen. Im Zweifel verwenden Sie die CN23.

Welche Angaben muss die Zollinhaltserklärung enthalten?

Erforderlich sind eine genaue Inhaltsbeschreibung je Artikel, Menge und Gewicht, der tatsächliche Warenwert, der HS-Code (Zolltarifnummer), das Ursprungsland, die Sendungskategorie sowie Unterschrift und Datum. Ohne Unterschrift ist das Formular ungültig.

Reicht die Angabe Geschenk als Inhaltsbeschreibung?

Nein. Der Zoll muss die Ware einordnen können, deshalb ist eine konkrete Bezeichnung wie 1 Herren-Baumwoll-T-Shirt nötig. Selbst bei Geschenken muss der reale Warenwert angegeben werden – eine zu niedrige Angabe gilt als Falschdeklaration.

Brauche ich als Privatperson eine EORI-Nummer für den Versand?

Für den privaten Versand von Geschenken oder gebrauchten Gegenständen ist keine EORI-Nummer nötig. Unternehmen, die Handelsware in Drittländer versenden, benötigen dagegen eine EORI-Nummer und in der Regel eine Handelsrechnung.

Was passiert bei falschen oder fehlenden Angaben?

Unvollständige oder unleserliche Erklärungen führen zu Verzögerungen, Rückfragen oder Rücksendungen. Ein bewusst zu niedrig angegebener Wert kann als Falschdeklaration geahndet werden und Bußgelder nach sich ziehen.